Express Kaszubski feed

ExpressKaszubski.pl – strona główna REKLAMA REDAKCJA KONTAKT REJESTRACJA LOGOWANIE »

Artykuł sponsorowany

Dlaczego elektroniczne archiwizowanie jest opłacalne?

Opublikowany: 2018-01-24 12:00 Autor: nadesłane

Firmy działają w oparciu o prosty cel: zarabiać jak najwięcej. Jednym z dróg do jego osiągnięcia jest odpowiednie zarządzanie firmą, jej pracownikami, zasobami materialnymi oraz tym, co specjaliści nazywają zapleczem firmowym. To właśnie do tego zaplecza zaliczają się procesy dotyczące obiegu dokumentów zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Zalicza się do niego również proces ich archiwizowania oraz zarządzania.

Opłacalność archiwizowania

Papierowe archiwa są coraz mniej popularne, a w wielkich firmach i korporacjach nawet masowo likwidowane. Umożliwia to nie tylko rozwój współczesnej technologii, ale również zmiana przepisów prawa, która pozwala na przechowywanie faktur, rachunków czy umów w formie elektronicznej i nadaje im taką samą ważność jak papierowym dokumentom. Dlatego zarządzanie fakturami w formie elektronicznej już dawno została wprowadzona w większości firm, a współcześnie w ten sam segment wprowadza się archiwizację ogólnych danych. Jakie są tego zalety?

Od firmy Primesoft Polska z Poznania dostaliśmy kilka przykładów:

- oszczędność finansową dla firmy poprzez zatrudnianie mniejszej ilości pracowników do obsługi archiwów papierowych

- oszczędność miejsca i przestrzeni magazynowych odzyskanych po archiwach

- optymalizacja procesu obiegu dokumentów – faktury, umowy, aneksy, karty pracownicze itp. dostępne są od ręki w systemie komputerowym

- większa kontrola nad dokumentami i mniejsze ryzyko zagubienia

- zwiększenie bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych

- możliwość zabierania i dodawania dostępu do archiwum wybranym pracownikom oraz kontrola nad ich działaniami

Wymiana informacji

Dla wielkich, rozbudowanych firm dysponujących licznymi placówkami największym plusem posiadania elektronicznego archiwum jest możliwość wprowadzenia lub modyfikacji systemów zarządzania dokumentami. Taki elektroniczny obieg sprawdza się doskonale w komunikacji pomiędzy poszczególnymi oddziałami i usprawnia wymianę informacji między nimi. Nie muszą to być zresztą nawet oddziały jednej firmy: elektroniczny obieg sprawdza się już w branży bankowej i urzędowej, gdzie służy do szybkiej, precyzyjnej i bezpiecznej wymiany wrażliwych informacji.

Obieg instytucjonalny

Co więcej, obieg dokumentów w formie cyfrowej pozwala również na błyskawiczne rozwiązywanie wielu urzędniczych spraw. Z takiego obiegu korzystają liczne instytucje, jak urzędy skarbowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, sądy, policja, szpitale, szkoły i uczelnie wyższe. Posiadając dokumenty cyfrowe bardzo łatwo je natomiast zarchiwizować, co znacznie oszczędza czas pracowników takich instytucji. Petenci natomiast dzięki elektronicznemu archiwum mogą wiele spraw urzędowych załatwić w swoim miejscu przebywania – nie trzeba już np. jeździć do miasta swoich narodzin, aby zdobyć akt urodzenia albo ślubu. Wystarczy w tym celu iść do miejscowego urzędu, a urzędnik sam odnajdzie ten dokument w archiwum cyfrowym.

fot.nadesłane