Jak działa narzędzie Microsoft Planner?

W świecie planowania nie brakuje ofert aplikacji, które pozwalają planować i zarządzać projektami. W szczególności Microsoft Planner, który jest częścią pakietu Office 365, jest głównym graczem w tej niszy.

Microsoft Planner to narzędzie, które pomaga organizować pracę i tworzyć projekty z podziałem na poszczególne etapy. To oprogramowanie jest częścią pakietu, które Microsoft oferuje kierownikom projektów i ich zespołom.

Ale czy Planner jest odpowiednią aplikacją dla Twoich potrzeb w porównaniu z Microsoft Project, innym narzędziem do zarządzania projektami tej samej firmy - czy może powinieneś szukać gdzie indziej?

Co to jest Microsoft Planner?

Microsoft Planner funkcjonuje przede wszystkim jako rozbudowana lista rzeczy do zrobienia, a nie kompleksowe oprogramowanie do planowania projektów. Jest zintegrowany z Office 365 i każdy z subskrypcją tego produktu, może go używać do planowania osobistego lub zawodowego. Stąd Planner jest częścią planu Office 365 Business Essentials.

Interfejs Microsoft Planner wykorzystuje karty zadań w interfejsie tablicy kanban. Jest to wszechstronna aplikacja, z której można korzystać zarówno na urządzeniach mobilnych, jak i komputerach stacjonarnych. Patrząc na to z perspektywy zarządzania projektami, może pomóc kierownikom i ich zespołom w planowaniu i przydzielaniu zadań. Dodatkowo dostępna jest funkcja czatu ułatwiająca współpracę oraz wykresy pokazujące postęp.

Funkcje Microsoft Planner

Osoby i zespoły korzystające z MS Planner, uzyskują rzeczowy wgląd w bieżące projekty, mogą być na bieżąco ze zbliżającymi się terminami oraz mieć możliwość grupowania i filtrowania swoich zadań. To tylko niektóre z dostępnych funkcji — oto co jeszcze składa się na ten program:

• Widok harmonogramu: umożliwia użytkownikom przeglądanie wszystkich swoich zadań w kalendarzu i na tablicy.
• Grupowanie i filtrowanie zadań: umożliwia agregowanie czynności według czasu i ułatwiają sortowanie zadań, przykładowo według najbliższych terminów.
• Wspólne zarządzanie zadaniami: funkcja „moje zadania” wyświetla wszystkie zaplanowane czynności, a członkowie zespołu mogą komentować i dołączać pliki do zadania w Outlooku, grupach programu Outlook, zespołach i nie tylko.
• Przydzielanie zadania kilku członkom zespołu: w przeciwieństwie do niektórych innych narzędzi do zarządzania zadaniami, możesz przypisywać je do więcej niż jednej osoby.
• Udzielanie użytkownikom dostępu do narzędzia: jeśli pracujesz nad projektem i chcesz zaangażować w niego dostawcę, wykonawcę lub innego interesariusza, aby mógł zobaczyć postępy w pracy, możesz dodać dostęp z zewnątrz.
• Importowanie Microsoft Planner do Outlooka: możesz umieścić Microsoft Planner w Outlooku za pomocą kanału iCalendar, co ułatwia planowanie i zarządzanie czasem.
• Otrzymuj powiadomienia e-mail: możesz również włączyć powiadomienia e-mail, które informują użytkowników o zbliżających się terminach.

Wszystkie te funkcje są pomocne w planowaniu, a nawet wykonywaniu projektu. Pamiętaj jednak, że nie zapewniają kompleksowego poziomu kontroli, którego potrzebują niektórzy kierownicy, aby radzić sobie z bardziej złożonymi elementami swojej pracy, czyli zasobami, budżetem i tym podobnym.

Artykuł powstał we współpracy merytorycznej z https://leadership-center.pl/blog/microsoft-planner/