Jednym z najpopularniejszych narzędzi informatycznych, z których korzystają przedsiębiorstwa, jest Virtual Data Room. Czym jest, do czego służy i w jakich przypadkach warto wziąć pod uwagę to rozwiązanie?
Virtual Data Room, w skrócie VDR, to system pozwalający na w pełni bezpieczne przechowywanie i udostępnianie dokumentów firmowych podmiotom zewnętrznym. O VDR można powiedzieć, że jest elektronicznym repozytorium dokumentów, do którego trafia cała dokumentacja firmy, w tym objęta tajemnicą, jak umowy, patenty i akty własności. Z tego narzędzia korzysta się na całym świecie, a o jego zaletach wspomnimy nieco dalej. Jeżeli będziemy zainteresowani szerszymi informacjami na ten temat, znajdziemy je na stronie firmy oferującej polski Virtual Data Room — FORDATA.
Wiemy już, że VDR jest elektronicznym repozytorium i chociaż dokumenty umieszcza się online, rozwiązanie to znacząco różni się od publicznej chmury. Przede wszystkim gwarantuje maksimum bezpieczeństwa. Mamy do czynienia tutaj z szyfrowaniem algorytmicznym, którego używa się również w bankowości elektronicznej.
Korzystanie z dokumentów znajdujących się w VDR jest pod ścisłą kontrolą administratora. Wgląd do danych mają tylko uprawnione osoby, a każda z nich może mieć inne uprawnienia do wykonywania operacji na plikach. To administrator decyduje, kto może je jedynie odczytać, kto edytować albo wydrukować. Daje to znacznie większe bezpieczeństwo obiegu dokumentacji niż przechowywanie plików w tradycyjnym archiwum.
Ponadto polski Virtual Data Room pozwala na generację raportów, więc można dokładnie prześledzić, który użytkownik logował się i z których danych korzystał. Wszystkie dokumenty można katalogować i udostępniać dowolną ich część. Wśród wielu zalet tego rozwiązania warto zwrócić uwagę również na fakt, że dostęp do plików jest możliwy z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. To ogromna oszczędność czasu, szczególnie jeśli podmioty korzystające z VDR — klienci, doradcy bądź inwestorzy — pracują w różnych miastach bądź krajach.
W VDR można umieścić wszystkie dokumenty, które są ważne dla firmy, w tym dokumenty tajne, do których nie mogą mieć dostępu osoby niepowołane. Takie pliki mogą więc zawierać informacje związane z planowanymi inwestycjami, akty prawne, dane związane z własnością intelektualną, dokumenty kadrowe, finansowe i wiele innych. VDR jest nieocenioną pomocą również przy wszelkiego rodzaju transakcjach i badaniu Due Diligence. Wszystkie dokumenty, zamiast zostać zgromadzone w grubych teczkach, będą łatwo dostępne właśnie w Virtual Data Room.
Z reguły z VDR korzysta się przy fuzjach i przejęciach. W procesy te angażuje się wiele osób – doradców, inwestorów, akcjonariuszy. Takie narzędzie pozwoli na sprawną komunikację i negocjacje, a także uchroni przed wyciekiem danych. Poza wspomnianymi transakcjami o data roomie możemy pomyśleć, kiedy nasza działalność skupia się na projektach na przykład budowlanych, kiedy to część dokumentów trzeba szybko udostępnić na przykład podwykonawcom lub prawnikom.
