W wyniku intensywnego rozwoju nowych technologii, coraz więcej firm decyduje się na współpracę z software housem. Umowy w branży IT często dotyczą ściśle ustalonych terminów czy dużych, czasochłonnych projektów. Dlatego ten rodzaj usług wiąże się z pewnym ryzykiem. Przykładowo, niektórzy wykonawcy nie otrzymują należności za swoje usługi w odpowiednik, ustalonym czasie. Jak egzekwować płatności w branży IT? Oto kilka sposobów na skuteczną windykację.
Na początek warto zauważyć, że większość zadań z branży IT realizuje się zdalnie. Specjaliści pracują wirtualnie, poza siedzibą zlecającego. Jednocześnie projekty IT często wymagają używania specyficznych pojęć, które mogą być niezrozumiałe dla zamawiających. W efekcie nietrudno o pomyłki i wykonanie zadania niezgodnie z wymogami klienta. Dlatego wszystkie ustalenia warto umieścić w umowie - przed tym upewniając się, że takie kwestie jak np. harmonogram prac czy wprowadzanie zmian są w pełni zrozumiałe dla obu stron.
Drugą kwestią generującą spory w IT są wszelkie problemy dotyczące nowoczesnych technologii, tj. naruszenia warunków licencji lub przeniesienia praw do dzieła, ataki hakerów, uszkodzenie lub kradzież sprzętu IT, wyciek chronionych danych, naruszenie postanowień NDA (umowy o zachowaniu poufności), czy postanowień umowy o zakazie konkurencji.
Gdy mamy do czynienia z sytuacją sporną, możemy wybrać dwie drogi. Pierwsza z nich to działania polubowne, tzw. miękka windykacja. Z kolei druga wiąże się z wkroczeniem na drogę sądową.
Pierwszym krokiem zawsze powinny być działania polubowne. W wielu przypadkach okazują się bowiem wystarczające, aby uzyskać oczekiwany efekt, np. uzyskać zaległą należność.
To nie tylko słuszne podejście, ale również czynność wymagana prawem. Pomijając ten etap, ryzykujemy nawet zwrotem pozwu sądowego. Według artykułu 187 par. 1 pkt 3 k.p.c. informacja o podjęciu próby pozasądowego rozwiązania sporu jest jednym z wymogów formalnych pozwu (!).
Dlatego najpierw nie pozywamy dłużnika, tylko dążymy do dobrowolnej zapłaty należności. W tym celu możemy wysłać wezwanie do zapłaty, SMSy i maile z przypomnieniem o fakturze, a także ostrzeżenia o możliwości zgłoszenia dłużnika do BIG, m.in. Krajowego Rejestru Długów BIG czy BIG InfoMonitor.
Ważne jest jednak to, aby zachować formalne wymogi wezwania do zapłaty. Nie należy postępować pochopnie i pod wpływem emocji. Podejmowane czynności nie mogą być więc przesadnie nachalne. W wezwaniu do zapłaty trzeba umieścić:
Szczególnie dużą skutecznością cechuje się zlecenie windykacji pozasądowej odpowiedniej kancelarii prawnej. Ważną rolę odgrywa tu czynnik psychologiczny: dłużnik zostaje uświadomiony, że wierzyciel ma już reprezentanta i może skierować sprawę do sądu.
Kiedy działania polubowne zawiodą, pozostaje rozwiązanie sporu w IT przed sądem. Bardzo istotną funkcję pełni tutaj zawarta umowa. Im jaśniej sformułowane postanowienia umowne, tym mniej wątpliwości na sali sądowej. W rezultacie zmniejsza się też ryzyko, że sąd oddali nasze żądania. Dlatego pamiętajmy, że dobrze skonstruowany kontrakt to podstawa.
W ramach procedury cywilnej, możemy dochodzić roszczeń umownych poprzez:
W przypadku, w którym podstawę żądania świadczenia pieniężnego stanowi umowa, powód może wnieść o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Jeśli pozwany nie zgadza się z nakazem zapłaty, może złożyć zarzuty, w których wskaże m.in. dowody i fakty, z których wywodzi swoje żądania.
Zamiast postępowania nakazowego, można wybrać postępowanie upominawcze (np. elektroniczne). Jego wadą jest to, że nakaz zapłaty w tym trybie można łatwo obalić, gdyż traci moc w części zaskarżonej sprzeciwem - w dodatku bez względu na treść środka zaskarżenia.
W sporach, w których wartość przedmiotu sporu nie przekracza 20 000 zł, można przeprowadzić postępowanie uproszczone. Oczywiście kwoty przy standardowych umowach IT są z reguły wyższe. Jeśli jednak chodzi o drobniejsze usługi informatyczne lub działania SEO, ten tryb może być dobrym rozwiązaniem.
Postępowanie uproszczone jest zalecane zwłaszcza wtedy, gdy roszczenia wynikają z umów tego samego rodzaju lub jednej. tej samej umowy. Gdy sąd rozstrzygnie sprawę negatywnie, strony mogą wnieść apelację do sądu okręgowego.
Poza postępowaniem uproszczonym, mamy też możliwość wyboru podstawowego postępowania rozpoznawczego. Oczywiście trudno jest samodzielnie wybrać odpowiedni tryb postępowania. Dlatego warto zwrócić się o poradę do doświadczonej kancelarii prawnej.
Oprócz zlecania usług IT polskim software house’om, wielu przedsiębiorców zwraca się do firm zagranicznych. Czy taki układ komplikuje odzyskiwanie należności od kontrahenta?
Na szczęście egzekucja należności z zagranicy nie zawsze jest o wiele trudniejsza i bardziej kosztowna niż krajowa. Zanim jednak podejmiemy działania windykacyjne, musimy ustalić jurysdykcję, zapoznając się z treścią zawartej umowy (która może wskazywać właściwy porządek prawny) lub rozporządzeniem nr 593/2008 i rozporządzeniem nr 1215/2012.
W celu egzekwowania należności od zagranicznych firm stosuje się europejski nakaz zapłaty (składany na specjalnym formularzu w bezspornych sprawach handlowych i cywilnych).
Jeśli firma ma siedzibę w jednym z państw trzecich, czyli poza Wspólnotą Europejską, nie można zastosować europejskiego nakazu zapłaty. Wówczas trzeba skorzystać z innych możliwości dostępnych w danym porządku prawnym.
Potrzebujesz pomocy w odzyskaniu należności w postępowaniu krajowym lub zagranicznym? Zapraszamy do kontaktu: Windykacja Gdańsk. Nasi prawnicy pomogą Ci w odzyskaniu długu na każdym etapie - zarówno w ramach windykacji polubownej, jak i sądowej.
