Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (ustawa AML) w formie zamkniętego katalogu wymienia instytucje obowiązane, czyli takie podmioty, których obowiązkiem jest wdrożenie procedury AML. Wśród nich przepisy wyróżniają notariuszy - warto przeanalizować, w jakim zakresie przedstawiciele tego zawodu prawniczego są objęci obowiązkami AML.
Notariusz funkcjonuje jako instytucja obowiązana w rozumieniu przepisów ustawy AML w zakresie czynności dokonywanych przez siebie w formie aktu notarialnego, jeśli obejmują one:
Ustawa AML obejmuje również swoim zakresem tych notariuszy, którzy prowadzą rejestry akcjonariuszy prostych spółek akcyjnych oraz podejmują związane z tym czynności, a także takich, którzy pomagają w prowadzeniu ksiąg podatkowych.
Zakres przedmiotowy regulacji jest więc bardzo szeroki - instytucją obowiązaną będzie zarówno mała kancelaria notarialna, która sporządza np. akt notarialny nabycia mieszkania, jak i notariusze, którzy uczestniczą w bardzo dużych inwestycjach, np. fuzjach M&A. Wszyscy oni muszą realizować szereg obowiązków, które ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane - ich prawidłowe wykonywanie jest kluczowe, dlatego warto szczegółowo omówić te najważniejsze.
Istotą obowiązków organizacyjnych jest wdrożenie przez kancelarię notarialną w jej wewnętrznych procesach takich rozwiązań, które pozwalają na sprawne i skuteczne stosowanie regulacji AML.
Służy temu obowiązek wyznaczenia kadry kierowniczej lub pracownika zajmującego stanowisko kierownicze odpowiedzialnych za stosowanie i wdrożenie regulacji AML. Gdy kancelaria jest prowadzona przez jedną osobą - obowiązek ten przejmuje notariusz wykonujący jednoosobową działalność.
Sporządzenie oceny ryzyka w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy, to kolejny z obowiązków nałożonych na notariuszy jako instytucje obowiązane przez ustawę AML. Istotny jest sposób utrwalenie tej oceny - w formie elektronicznej lub papierowej - i jej aktualizowanie nie rzadziej niż raz na dwa lata. Czynnikami ryzyka, które należy poddać ocenie i zidentyfikować są te dotyczące produktów, transakcji, usług lub kanałów ich dostaw, klientów, obszarów geograficznych i państw. W tym zakresie warto uwzględnić krajowe wytyczne dotyczące formułowania takiej oceny oraz dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej oraz stanowiska Krajowej Rady Notarialnej.
Kolejnym obowiązkiem organizacyjnym jest opracowanie wewnętrznej procedury AML, czyli dokumentów, których treść powinna być dopasowana do konkretnej działalności gospodarczej. Powinno się w nich znaleźć określenie zasad m. in.:
W ramach tej kategorii obowiązków należy wyróżnić również stworzenie odpowiedniego kanału do whistleblowingu oraz cyklicznych szkoleń pracowników w zakresie omawianych procedur. Co ważne, więcej o procedurze AML przeczytać można pod adresem: https://procedura-aml.pl.
Notariusze jako instytucje obowiązane powinni również rozpoznawać ryzyko w zakresie AML, które związane jest z transakcją okazjonalną lub ze stosunkami gospodarczymi. Ocena ta musi zostać udokumentowana, ze szczególnym uwzględnieniem m. in. obszaru geograficznego, rodzaju klienta, celu, regularności i czasu trwania stosunków gospodarczych, przeznaczenia rachunku i innych.
Środki bezpieczeństwa finansowego dotyczą działań notariuszy podejmowanych względem klientów - będa to m. in.:
Środki te powinny być stosowane, gdy zaktualizują się warunki wymienione w ustawie, które dotyczą m. in. przypadków:
Gdy zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego nie jest możliwe - notariusz powinien odmówić współpracy z klientem lub beneficjentem rzeczywistym i zważyć, czy niemożność ta nie kwalifikuje się jako przesłanka zawiadomienia do GIIF.
Ustawa AML nakłada na notariusz jako instytucję obowiązaną obowiązek współdziałania z organem nadzoru - GIIF. Dotyczy on przede wszystkim przekazywania informacji i stosownych dokumentów o klientach, a także przeprowadzonych transakcjach. W ramach tej współpracy zgłaszane są takie transakcje które, które osiągają określony ustawą limit lub te, które są podejrzane pod kątem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu - termin wynosi 2 dni robocze od dnia potwierdzenia przez notariusza takiego podejrzenia. Gdy kancelaria kwestionuje legalność transakcji, musi niezwłocznie powiadomić GIIF lub właściwego prokuratora. Organy te mogą zażądać wstrzymania wykonania podejrzanej transakcji i wówczas notariusz musi odmówić sporządzenia aktu notarialnego albo dokonania czynności klasyfikującej go jako instytucję obowiązaną.
Weryfikacja prawidłowości danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych to kolejny obowiązek, który ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane. Warto w tym miejscu zdefiniować beneficjenta rzeczywistego: jest to osoba fizyczna, która w sposób bezpośredni lub pośredni sprawuje kontrolę nad spółką i poprzez swoje uprawnienia może wywierać decydujący wpływ na jej działalność. Będzie to w szczególności osoba, która jest akcjonariuszem lub udziałowcem spółki, posiadająca prawo własności ponad 25% ogólnej liczby akcji lub udziałów tej spółki. Analogicznie, beneficjentem rzeczywistym w przypadku osoby prawnej będzie osoba fizyczna sprawująca nad nią kontrolę, której również przysługuje powyższe prawo własności.
Ewentualne rozbieżności między dostępnymi w CRBR informacjami, a faktycznymi ustaleniami dotyczącymi beneficjenta powinny zostać przez notariusza udokumentowane i zgłoszone do Ministra ds. Finansów Publicznych. Należy tu zaznaczyć, że notariusze zawsze sprawdzają rzeczony rejestr - nie podejmują czynności bez weryfikacji danych w CRBR.
Politcally Exposed Persons (PEP) to osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne lub pełniące znaczące funkcje publiczne. Ustawa AML szczegółowo wymienia PEP - są to m. in.:
Ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane obowiązek stosowania wobec PEP, jak również członków ich rodziny (np. małżonek, rodzic) oraz bliskich współpracowników osób o statusie PEP, środków bezpieczeństwa finansowego. Oznacza to, że notariusze muszą w relacjach z PEP m. in.:
Ujawnienie informacji o swoich beneficjentach rzeczywistych w CRBR oraz bazy osób o statusie PEP stanowią ułatwienie dla wszystkich instytucji obowiązanych w ramach realizacji celów z zakresu AML wobec swoich klientów.
Z danych opublikowanych przez Krajową Radę Notarialną wynika, że notariuszy w Polsce jest około 4000, a samych kancelarii notarialnych ponad 3000. W określonych okolicznościach występują oni jako instytucje obowiązane, które muszą realizować obowiązki wynikające z ustawy AML. Zakres podmiotowy regulacji jest bardzo szeroki - obejmuje zarówno najmniejsze kancelarie notarialne, które w codziennej pracy sporządzają na przykład akty nabycia mieszkania oraz notariuszy, którzy uczestniczą w dużych inwestycjach. Znajomość przepisów AML jest kluczowa w prawidłowym wykonywaniu obowiązków nakładanych na notariuszy przez te regulacje.
