Image by u_mevs2b9d3l from Pixabay
Od 1 lutego 2026 roku KSeF jest obowiązkowy dla wielu przedsiębiorców działających w Polsce. To ogólnokrajowy system informatyczny, który pozwala zarówno wystawiać, jak i odbierać oraz przechowywać faktury ustrukturyzowane. Co obejmuje nowa struktura faktury elektronicznej? Jak wystawiać faktury w przypadku trybu awaryjnego KSeF?
Nowa struktura faktury KSeF FA(3) obowiązuje od 1 lutego 2026 i zastępuje wersję poprzednią - FA(2). Nadal obejmuje trzy rodzaje pól, a mianowicie:
Podatnik musi wskazać dane w polach obligatoryjnych, gdyż wynika to z przepisów ustawy o VAT. Poza tym zawarcie prawidłowych informacji w tym zakresie przekłada się na poprawność wystawianej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Zmiany w nowej strukturze widoczne są bezpośrednio w schemacie XML faktury strukturalnej. Jakie modyfikacje zostały tutaj uwzględnione? Dotyczą one przykładowo kodu i wariantu schemy, dodania nowego typu daty, zmiany formatu rachunku bankowego i identyfikatora podatkowego, dodania roli pracownika w podmiocie trzecim (aby zidentyfikować tzw. wydatki pracownicze), rozbudowy słownika stawek, dodania nowego typu danych w załączniku do faktury czy też likwidacji obligatoryjności występowania adresu.
Kolejna ważna kwestia dla podatników to faktura RR a KSeF. Warto zauważyć, że faktura VAT RR jest związana z zakupami dokonywanymi od rolników ryczałtowych i stanowi podstawę do potraktowania jako kwoty podatku naliczonego zryczałtowanego zwrotu podatku, jaki wynika z tej faktury. Według przepisów wiemy, że faktura VAT RR nie jest wystawiana przez sprzedawcę, tylko przez nabywcę. Podatnik podatku od towarów i usług, który nabywa produkty rolne od rolnika ryczałtowego, ma za zadanie wystawić 2 egzemplarze faktury wskazującej na zakup. Oryginał trafia do sprzedawcy, czy do rolnika ryczałtowego. Istotne jest to, że celem faktury i dokumentu wskazującego dokonanie zapłaty jest udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzenia gospodarczego. Dodatkowo uzyskujemy potwierdzenie prawa do powiększenia kwoty podatku naliczonego, jaka uprawnia do obniżenia kwoty podatku należnego.
Jeśli wystąpi KSeF tryb awaryjny, taka informacja zostanie podana do wiadomości przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych w Biuletynie Informacji Publicznej. W komunikacie będzie podany okres awarii w dniach, aby podatnicy mogli stosować konkretne rozwiązania. Sposoby postępowania przy niedostępności KSeF określone zostały w ustawie o VAT. Dzięki temu wiemy, że w takiej sytuacji należy wystawiać faktury w postaci elektronicznej i udostępniać je nabywcy w uzgodniony wcześniej sposób. Podatnik ma za zadanie oznaczać faktury kodem, który pozwoli na dostęp do dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur i weryfikację danych. Ponadto takie rozwiązanie umożliwi zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, gdy zostanie ona udostępniona w inny sposób niż przy użyciu KSeF. W ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF podatnik powinien przesłać faktury do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia identyfikujących je numerów w tym systemie.
W ustawie o VAT czytamy, że jeśli podatnik wbrew obowiązkowi:
- naczelnik urzędu skarbowego nakłada na podatnika karę pieniężną. Wynosi ona 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF.
Przed wysłaniem e-faktury z systemu wFirma, trzeba włączyć integrację z KSeF. To bardzo proste zadanie - przechodzimy do zakładek: Ustawienia - Faktury - E-Faktury i wybieramy Włącz Integrację. A jak wystawić fakturę w tym systemie? Do tego służą zakładki: Przychody - Sprzedaż - Wystaw - Fakturę. Na końcu uzupełniamy wymagane dane i wybieramy opcję Zapisz i Wyślij do KSeF.
