Image by Jürgen Sieber from Pixabay
Wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur w lutym 2026 roku zmieniło zasady wystawiania i korygowania dokumentów sprzedażowych w polskich firmach. Pojawiły się nowe wymogi techniczne, zlikwidowano noty korygujące, a przedsiębiorcy zyskali uproszczone zasady rozliczania korekt zmniejszających podstawę opodatkowania. Jednocześnie ustawodawca przewidział grupę podmiotów oraz rodzajów transakcji, których ten obowiązek nie obejmuje. Poniżej omówienie obu zagadnień w świetle aktualnych przepisów ustawy o VAT.
Po wejściu w życie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur sposób poprawiania błędów na dokumentach sprzedażowych uległ przebudowie. Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę korygującą w każdej sytuacji, gdy po wystawieniu pierwotnego dokumentu zmieniła się podstawa opodatkowania lub kwota podatku, doszło do zwrotu towarów albo opakowań, nabywca otrzymał zwrot całości bądź części zapłaty, lub stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury. Dokument korygujący ma odzwierciedlać rzeczywisty przebieg transakcji i podawać prawidłowe wartości oraz dane. Korekta faktury w KSeF wymaga zachowania określonej struktury danych. Faktura korygująca powinna zawierać numer kolejny i datę wystawienia, unikatowy numer identyfikujący w systemie fakturę pierwotną, dane sprzedawcy i nabywcy oraz nazwę towaru lub usługi objętych zmianą. Jeśli korekta wpływa na podstawę opodatkowania albo kwotę podatku należnego, należy wykazać kwotę zmiany z podziałem na poszczególne stawki VAT i sprzedaż zwolnioną. W pozostałych przypadkach wystawca podaje prawidłową treść korygowanych pozycji. Dokument może opcjonalnie zawierać oznaczenie „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA” oraz przyczynę zmiany.
Każda faktura korygująca wystawiana do dokumentu znajdującego się w KSeF musi mieć formę ustrukturyzowaną. Obligatoryjnym elementem jest unikatowy numer KSeF korygowanej faktury, z wyjątkiem sytuacji, w których pierwotnemu dokumentowi taki numer nie został przydzielony. Wymóg ten obowiązuje również przy zbiorczych fakturach korygujących, obejmujących kilka transakcji wobec jednego odbiorcy. Wystawca musi wówczas wskazać numery identyfikujące wszystkich faktur podlegających zmianie. Przepisy nie ograniczają liczby korekt do jednej faktury, podatnik może je wystawiać wielokrotnie, jeśli zajdzie taka potrzeba. Obowiązkowy system uprościł moment rozliczania faktur zmniejszających sprzedaż. Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT sprzedawca może obniżyć podstawę opodatkowania w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą „in minus” w postaci ustrukturyzowanej. Nie musi już gromadzić dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków obniżki z nabywcą. Ujęcie korekty następuje wraz z momentem przesłania jej do systemu.
Istotną zmianą jest likwidacja not korygujących. Uchylenie art. 106k ustawy o VAT oznacza, że nabywca traci możliwość samodzielnego poprawienia drobnych błędów formalnych, takich jak nieaktualny adres czy literówka w nazwie. Każdy błąd, nawet niewpływający na podstawę opodatkowania czy kwotę podatku, wymaga teraz zgłoszenia sprzedawcy i wystawienia przez niego ustrukturyzowanej faktury korygującej. Szczególnym przypadkiem jest błędny NIP nabywcy. Wówczas niezbędne jest przesłanie faktury korygującej „do zera” z błędnym numerem oraz wystawienie odrębnej, prawidłowej faktury z poprawnym NIP-em.
Choć Krajowy System e-Faktur obejmuje większość czynnych podatników VAT oraz tych korzystających ze zwolnienia, ustawodawca przewidział wyjątki. Przepisy art. 106ga ustawy o VAT określają katalog podmiotów, których obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego 2026 roku nie dotyczy. Pytanie kto nie musi wystawiać faktur w KSeF pojawia się szczególnie często u firm działających transgranicznie oraz tych obsługujących klientów detalicznych. Ze stałego zwolnienia korzystają podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Podobnie traktowane są podmioty, które mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, jednak nie uczestniczy ono w danej dostawie towarów lub świadczeniu usług. Z obowiązku wyłączeni zostali również podatnicy korzystający z procedur szczególnych OSS i IOSS w zakresie transakcji rozliczanych w tych procedurach. Wyłączenie obejmuje także sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, czyli konsumentów. Z systemu zwolnieni są ponadto podatnicy z siedzibą w innym państwie członkowskim UE, którzy korzystają w Polsce ze zwolnienia z VAT. Podmioty objęte stałym wyłączeniem mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane, jeśli uznają to za korzystne dla swojej organizacji pracy. Pozostałe transakcje dokumentowane są przy użyciu faktur elektronicznych w formacie tradycyjnym lub faktur papierowych.
Ustawodawca wprowadził również przejściowe odstępstwa obowiązujące od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku. W tym okresie faktury uproszczone o wartości do 450 zł lub 100 euro, w tym paragony fiskalne uznane za faktury, mogą być wystawiane w formie elektronicznej bądź papierowej. Analogiczna zasada dotyczy faktur generowanych przy zastosowaniu kas rejestrujących. Do końca 2026 roku najmniejsi przedsiębiorcy, których miesięczny obrót brutto nie przekracza 10 tys. zł, mogą również nadal wystawiać dokumenty poza systemem. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 roku wskazuje konkretne kategorie transakcji wyłączonych z obowiązkowego dokumentowania ustrukturyzowanego. Należą do nich usługi przejazdów płatnymi autostradami dokumentowane paragonem z NIP, przewozy osób potwierdzane biletami pełniącymi funkcję faktur, usługi kontroli i nadzoru lotniczego opłacane stawkami trasowymi oraz usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT, dla których wystawiane są faktury uproszczone. Wyłączeniem objęto również samofakturowanie realizowane przez nabywcę będącego podmiotem zagranicznym nieposiadającym NIP, a także samofakturowanie wykonywane na rzecz takiego podmiotu zagranicznego bez polskiego numeru identyfikacji podatkowej. Wymienione wyłączenia odnoszą się głównie do dokumentów o specyficznej strukturze, których nie da się przenieść do formatu ustrukturyzowanego, oraz do podmiotów funkcjonujących poza polskim systemem podatkowym. Pozostali przedsiębiorcy muszą dostosować swoje procesy do nowych zasad, w tym do prawidłowego wystawiania korekt. Praktyczne omówienia bieżących zmian, wzory dokumentów oraz aktualne wytyczne dotyczące rozliczania faktur można znaleźć w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy, prowadzonym przez Web INnovative Software Sp. z o.o.
