Image by Steve Buissinne from Pixabay
Wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur w 2026 roku zmieniło sposób wystawiania dokumentów sprzedażowych, ustalania momentu uznania faktury za wystawioną oraz organizacji współpracy między firmami a księgowymi. Trzy obszary wzbudzają najwięcej pytań przedsiębiorców: dokumentowanie sprzedaży na rzecz konsumentów po wcześniejszym zarejestrowaniu transakcji na kasie fiskalnej, zależność między dniem sprzedaży a chwilą przesłania faktury do systemu oraz model nadawania dostępu zewnętrznym księgowym. Poniżej praktyczne omówienie tych zagadnień.
Krajowy System e-Faktur działa etapowo. Duże podmioty, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, objęte zostały obowiązkiem od 1 lutego 2026 roku, pozostali przedsiębiorcy dołączyli 1 kwietnia 2026 roku, a najmniejsze firmy z miesięcznym obrotem brutto do 10 tys. zł zyskały przesunięcie terminu na 1 stycznia 2027 roku. System obejmuje czynnych podatników VAT oraz przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z tego podatku. Kwestia faktury do paragonu dla osoby fizycznej a KSeF wymaga rozróżnienia między dwoma sytuacjami. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT z obowiązku wystawiania dokumentów w nowym systemie zwolnione są transakcje na rzecz nabywców będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Sprzedawca może jednak dobrowolnie wystawić taką fakturę przy użyciu systemu. Ponieważ konsument nie posiada konta w platformie ani numeru NIP, dokument przekazuje mu się poprzez podanie numeru KSeF, który umożliwia pobranie faktury przez Aplikację Podatnika w trybie anonimowego dostępu. Sprzedawca powinien również zapewnić nabywcy kod QR umożliwiający weryfikację i pobranie dokumentu, chyba że nabywca zwolni go z tego obowiązku.
Drugim filarem jest ustalanie momentu wystawienia dokumentu. Relacja KSeF data sprzedaży a data wystawienia faktury opiera się na art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu. Data wygenerowania dokumentu w zewnętrznym programie księgowym nie jest tożsama z chwilą formalnego wystawienia. W strukturze XML pole P_1 wypełnia się datą wskazaną przez wystawcę, natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny i jest generowane przez system. Data sprzedaży, czyli moment dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, pozostaje odrębną kategorią i wpływa na termin wystawienia faktury – co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. KSeF 2.0 wprowadził tryb offline24, który pozwala wystawiać faktury bez połączenia z systemem. Jeśli dokument zawiera kod QR i zostanie przesłany do platformy najpóźniej następnego dnia roboczego, za datę wystawienia uznaje się dzień wskazany w polu P_1. Jeżeli faktura zostanie odrzucona z powodu błędów w strukturze XML, nie jest uznana za wystawioną pomimo zlecenia wysyłki. Potwierdzeniem skutecznego wystawienia jest dokument UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru, zawierające numer identyfikujący fakturę w systemie. Sama data wydania UPO nie wpływa przy tym na datę wystawienia – jeżeli faktura została zlecona o 23:59:59, a potwierdzenie wpłynęło następnego dnia, za moment wystawienia przyjmuje się dzień zlecenia.
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w imieniu przedsiębiorcy może być powierzone podmiotom zewnętrznym. Zasady te reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Akt ten określa rodzaje uprawnień, sposoby ich nadawania, zmiany i odbierania oraz krąg podmiotów uprawnionych do zarządzania dostępem. Katalog uprawnień jest rozbudowany. Pytanie o to, jakie uprawnienia w KSeF dla biura rachunkowego przedsiębiorca może przyznać, znajduje odpowiedź w § 3 ust. 1 rozporządzenia. Mowa tu o uprawnieniach do nadawania i odbierania dostępu, wystawiania faktur lub dostępu do nich w trybach standardowym, offline24, awaryjnym oraz niedostępności, wystawiania faktur przez nabywcę w ramach samofakturowania, a także wystawiania faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA. Każde z tych uprawnień można przekazać w pełnym lub ograniczonym zakresie, dopasowując rolę księgowego do faktycznego zakresu jego obowiązków. Podatnik dysponuje dwoma modelami współpracy. Pierwszy polega na bezpośrednim wskazaniu konkretnych osób fizycznych – w tym pracowników zewnętrznego biura – jako uprawnionych do wystawiania dokumentów w jego imieniu. W drugim wariancie przedsiębiorca wskazuje podmiot, na przykład biuro rachunkowe jako jednostkę organizacyjną. Wówczas faktury w imieniu klienta wystawiają pracownicy tego biura, a samo biuro zarządza wewnętrznym podziałem uprawnień. Wybór modelu zależy od liczby osób obsługujących klienta, struktury biura i potrzeb przedsiębiorcy w zakresie kontroli.
Nadanie, zmiana i odebranie dostępu odbywa się dwoma kanałami. Wariant elektroniczny realizuje się poprzez oprogramowanie interfejsowe – uprawniony podmiot wprowadza dane określające zakres uprawnień. Wariant papierowy polega na złożeniu zawiadomienia ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Forma papierowa jest przewidziana dla podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy nie mają możliwości uwierzytelnienia się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Krąg podmiotów uprawnionych do zarządzania dostępem obejmuje podatnika, podmioty egzekucyjne, osoby fizyczne wskazane przez podatnika, a także osoby fizyczne wskazane przez inną osobę z uprawnieniami zarządczymi, co umożliwia tzw. dalsze pełnomocnictwo. Mechanizm ten daje biurom rachunkowym elastyczność w organizacji pracy zespołu. Stosowanie wystawiania dokumentów przez podmiot zewnętrzny niesie konsekwencje praktyczne. Faktury wystawione przez biuro przy użyciu KSeF są archiwizowane w bazie Ministerstwa Finansów przez 10 lat, co eliminuje konieczność wydawania duplikatów. Podatnik korzystający z systemu nie musi przekazywać organom struktury JPK_FA, ponieważ dane są dostępne dla administracji skarbowej bezpośrednio w platformie. Faktury korygujące „in minus” można rozliczać w okresie wystawienia bez gromadzenia dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków z nabywcą. Dla biur rachunkowych oznacza to przebudowę procesów wewnętrznych, jasne uregulowanie zakresu pełnomocnictw w umowie z klientem oraz wdrożenie procedur weryfikacji dostępów. Praktyczne omówienia, instrukcje i materiały dotyczące współpracy z księgowymi w nowym systemie znajdują się w zasobach serwisu Poradnik Przedsiębiorcy, prowadzonego przez Web INnovative Software Sp. z o.o.
