fot.nadesłane
Umiejętne wyposażenie nowoczesnego biura to wyzwanie. Potrzebne są nie tylko odpowiednie meble oraz sprzęt komputerowy czy właściwe oświetlenie, lecz także szereg nieco niedocenianych drobiazgów, łączących się bezpośrednio ze specyfiką pracy biurowej. Chodzi przede wszystkim o cały arsenał drobnych akcesoriów, pomagających choćby w archiwizacji dokumentacji firmy – segregatorów, skoroszytów, pieczątek, różnego typu formularzy (w zależności od profilu danej działalności).
Skoroszyty plastikowe występują w różnych odmianach kolorystycznych i rozmiarach – choć przednia okładka często jest przeźroczysta. Może to pomóc w umiejętnym i właściwym uporządkowaniu naszych archiwizowanych papierów. Dobrym pomysłem jest połączenie określonej kolorystyki z daną tematyką. Dajmy na to: faktury trzymamy tylko w niebieskich okładkach. Takie skojarzenia mogą stać się źródłem oszczędności czasu. Ten pomysł prawdopodobnie najbardziej polubią wszyscy wzrokowcy.
Najczęściej występującym na rynku i najchętniej kupowanym rodzajem skoroszytów jest skoroszyt a4. Choć nieco mniejsze skoroszyty a5 nie ustępują mu wcale praktycznością i dużą liczbą możliwych zastosowań – format a4 jest jednak pewnym standardem w dzisiejszej pracy biurowej. Skoroszyt a4 wpinany plastikowy twardy to często wybierane rozwiązanie przez wszystkich, odpowiedzialnych w danej firmie za prowadzenie oraz archiwizację dokumentacji.
Innym ważnym akcesorium biurowym są segregatory. Warto wybierać takie, które przede wszystkim będą dobrze leżeć w dłoni, nie będą miały zbyt śliskiej powierzchni. Każdy chce się przecież ustrzec przed upadkiem segregatora na ziemię. Jeżeli chodzi o różnorodność kolorystyczną dostępnych obecnie wariantów tego produktu – powinna zadowolić nawet bardzo wybrednych klientów.
Wybierając dla naszego biura zestaw segregatorów, lepiej zdecydować się na nieco większą liczbę mniej opasłych modeli niż kupić kilka – za to o wybitnie szerokich grzbietach. Nie musimy przecież w jednym segregatorze trzymać całej dokumentacji z jednego roku. Lepiej podzielić ją np. na kwartały lub wręcz miesiące. Takie podejście pozwoli znacznie skrócić czas wyszukiwania potrzebnych kartek.
Choć niektórzy mogą uznać teczki za nieco zbyt staromodny rodzaj akcesorium, pomagającego w porządkowaniu dokumentacji, warto jednak o nim pamiętać. Bardzo dobrze sprawdzają się teczki plastikowe z zamknięciem, które kształtem przypomina sposób zamykania koperty. Umieszczony na środku takiej teczki zatrzask to gwarancja, że nie dojdzie do przypadkowego otwarcia. Plastikowe teczki z zatrzaskiem będą szczególnie przydatne w przypadku, gdy wypadnie nam podróżować nieco dłużej z naszymi dokumentami.
Tradycyjne teczki, wykonane z kartonu, również dobrze spełniają funkcję archiwizacyjną. Wystarczy zadbać o rzeczowe i zgodne ze stanem faktycznym opisanie ich zawartości. Dokonując tego typu opisów, bądźmy możliwie precyzyjni, jednak bez rozwlekłości. W tego typu zadaniach mogą pomóc samoprzylepne etykiety. Korzystanie z etykiet jest o tyle uzasadnione, że nie niszczymy frontu teczki, zapisując tam potrzebne informacje. Etykietę można zawsze usunąć, a jeżeli jest to niemożliwe – nakleić następną na już tam umieszczonej.
Prowadzenie dokumentacji firmowej to bardzo odpowiedzialne zadanie. Dlatego nie należy szczędzić wysiłków, by ta praca przebiegała możliwie sprawnie, dokładnie i fachowo. Jedną z rzeczy, które mają wyraźny wpływ na jej jakość jest umiejętne posługiwanie się różnymi akcesoriami biurowymi, w tym skoroszytami, segregatorami czy teczkami. Dzięki nim archiwizacja nie będzie zbyt trudna do opanowania – nawet dla niedoświadczonych w tego typu zadaniach pracowników.
0
0
0
0
0
0
