Analizując różne programy do fakturowania wybór w pierwszej kolejności pada na darmowe rozwiązania dostarczane przez producentów. Możliwość bezpłatnej obsługi narzędzia, które pozwoli wystawić dokumenty potrzebne w firmie jest bardzo korzystane o ile narzędzie będzie w pełni funkcjonalne. Niestety często darmowe narzędzia są ograniczone do podstawowych opcji, które owszem pozwolą wystawić fakturę, jednak przy dalszej obsłudze kontrahentów nie są wystarczające. Prowadząc własny biznes warto korzystać z programu, który został wyposażony w funkcje skracające czas obsługi kontrahenta do niezbędnego minimum. Istotne są więc dodatkowe opcje przyśpieszające fakturowanie jak np. możliwość pobierania danych kontrahentów z CEIDG po numerze NIP, czy kursu walut z bazy NBP. Dobry program do faktur powinien pozwolić wystawić faktury cykliczne, czy wysyłać je e-mailem do kontrahentów. Przydatne są również opcje, które umożliwią przygotowanie bazy kontrahentów i towarów, czy późniejsze szybkie ich odnalezienie, gdy klient powróci i będzie chciał dokonać kolejnych zakupów. Niestety bezpłatne programy do fakturowania często takich opcji nie oferują. Warto wówczas pomyśleć o płatnej licencji.
Korzystając z programu do fakturowania bardzo ważne jest zadbanie o to, aby wprowadzane informacje o kontrahentach i zawieranych transakcjach były bezpieczne. Każdemu przedsiębiorcy z pewnością zależy na poufności informacji i udostępnieniu biznesowych danych jedynie zaufanemu personelowi. Dlatego program do faktur powinien oferować możliwość zabezpieczenia danych przed ich utratą. Darmowe oprogramowania często nie proponują rozwiązań gwarantujących bezpieczeństwo informacji. W przypadku płatnych licencji dostępna jest np. opcja uruchomienia usługi zdalnej kopii bezpieczeństwa, która zabezpiecza dane gromadząc je na zewnętrznym serwerze. Przedsiębiorca nie musi się więc obawiać ich utraty i w razie potrzeby będzie w stanie bezpiecznie odzyskach wszystkie informacje.
Darmowe programy do fakturowania chociaż zachęcają brakiem opłat to często nie są aktualizowane. W chwili gruntownych zmian w regulacjach prawnych programy takie stają się bezużyteczne. Dobry program fakturujący powinien być zmieniany na bieżąco i dostosowywany do aktualizacji przepisów. Istotne jest także wsparcie techniczne. Chociaż wystawianie faktur nie wydaje się trudnym procesem to jednak w przypadku konieczności wystawiania faktur zaliczkowych (https://www.mega-tech.com.pl/faktura-zaliczkowa/), końcowych, w walutach czy obcych językach mogą pojawić się trudności. Jeżeli przedsiębiorca musi przeprowadzić inwentaryzacje, wystawić dokumenty magazynowe czy wygenerować pliki JPK, wówczas wsparcie techniczne może być niezbędna. Producenci w pełni darmowych narzędzi często rezygnują z takich opcji, co również przemawia za wyborem płatnej licencji.
Decydując się na płatny program do fakturowania warto najpierw przetestować wszystkie opcje. Przedsiębiorca powinien upewnić się czy płatna licencja oferuje funkcje, które są dla niego niezbędne podczas fakturowania. Dobrym przykładem jest program firmy Mega-Tech - Faktura Small Business Pro. To rozbudowane narzędzie do wystawiania faktur połączone z funkcją magazynu, które jest płatne, jednak dopiero gdy przedsiębiorca zdecyduje się na zakup licencji. Przed transakcją klient ma możliwość przetestowania zupełnie za darmo narzędzia. Można w ten sposób sprawdzić wszystkie opcja, gdyż producent w wersji demo ich nie ograniczył. Po wystawianiu kilku faktur można stwierdzić, że praca z tym programem jest niezwykle prosta. Program pozwala dowolnie personalizować wygląd, dzięki czemu staje się bardziej użyteczny dla przedsiębiorcy. W ofercie znajduje się opcja e-Archiwum (kopii bezpieczeństwa) czy wsparcie pomocy technicznej. To z pewnością ciekawa propozycja na 2023 rok!
