pixabay
Krajowy System E-faktur (KSeF) to projekt Ministerstwa Finansów, który budzi duże emocje już od wielu miesięcy. Dla wielu podatników VAT czynnych i zwolnionych będzie się on wiązać z licznymi zmianami związanymi ze sposobem prowadzenia księgowości oraz w zakresie obiegu dokumentów. Na wdrożenie KSeF w działalności gospodarczej jest jeszcze czas, ale już teraz warto zapoznać się z jego założeniami i rozpocząć pierwsze przygotowania, żeby nie pojawiły się problemy w rozliczeniach z kontrahentami.
Krajowy System e-Faktur to wprowadzony przez Ministerstwo Finansów w Polsce ogólnokrajowy system informatyczny, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane w jednolitej formie. Po wprowadzeniu danych do KSeF każda faktura uzyskuje unikalny numer identyfikujący, a następnie zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych z określonym wzorem i dostarczona na rządowe serwery. Z tego miejsca kontrahent, na rzecz którego jest ona wystawiona, może ją odebrać za pośrednictwem konta w Aplikacji Podatnika KSeF lub odpowiednio skonfigurowanego systemu księgowego.
Głównym założeniem wprowadzenia KSeF jest ujednolicenie obrotu e-Fakturami, w celu uszczelnienia systemu podatkowego. Dzięki możliwości dokonania efektywniejszej analizy danych przez organy podatkowe ma to zapobiec przestępstwom i nadużyciom. Także podatnicy skorzystają na KSeF poprzez:
- uproszczenie obiegu dokumentów i możliwość pobierania ich z bazy Ministerstwa Finansów,
- krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 45 dni,
- oszczędności na archiwizacji danych (wszystkie faktury będą udostępnione na serwerach Ministerstwa Finansów przez 10 lat),
- mniej danych do wysyłania – zlikwidowany będzie obowiązek przesyłania pliku JPK_FA dla faktur na żądanie organów podatkowych,
- przyspieszenie wzajemnych rozliczeń i księgowań,
- automatyzację fakturowania, zmniejszenie ryzyka błędu,
- likwidację duplikatów i not korygujących.
Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. W przyszłości będzie jednak obowiązkowe dla podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych przedmiotowo lub podmiotowo. Już na zawsze zmieni to sposób prowadzenia księgowości firm przez pracowników zatrudnionych na etacie lub biura rachunkowe.
Pierwotnie korzystanie z KSeF miało być obowiązkowe dla podatników VAT czynnych od 1 lipca 2024 r., a dla podatników VAT zwolnionych – od 1 stycznia 2025 r. Po zmianie w rządzie Ministerstwo Finansów, 19 stycznia 2024 r. ogłosiło przesunięcie tych terminów, zlecając przeprowadzenie zewnętrznego audytu i konsultacji z przedsiębiorcami. Według najnowszych informacji data wprowadzenia obowiązkowego KSeF ma być ogłoszona na przełomie kwietnia i maja bieżącego roku.
Pierwszym krokiem przy wdrożeniu KSeF w działalności gospodarczej powinien być przegląd procesów biznesowych związanych z wystawianiem, weryfikacją i akceptacją faktur. Konieczne będzie wprowadzenie modyfikacji wywołanej realiami KSeF. Każdy przedsiębiorca musi także zaplanować w budżecie fundusze na zakup oraz wdrożenie oprogramowania, które sprosta obowiązkowi KSeF. Warto zakupić pieczęć elektroniczną, która ułatwi wystawianie faktur w systemie. Jeśli jeszcze takowy nie funkcjonował, niezbędne będzie również wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów lub dostosowanie do KSeF obecnie funkcjonującego, biorąc pod uwagę specyfikę działalności. Jeśli zatrudniamy w naszej działalności co najmniej jedną lub kilka osób, warto także zaplanować czas i środki na przeszkolenie pracowników z nowych procesów związanych z KSeF.
We wdrożeniu KSeF w działalności gospodarczej pomocny będzie odpowiedni księgowy. Kompleksową obsługę w tym zakresie zapewnia m.in. Biuro Rachunkowe z Łodzi. Doświadczenie i profesjonalizm w zakresie przepisów z zakresu rachunkowości i podatków oraz stale podnoszone kwalifikacje, m.in. w Stowarzyszeniu Księgowych, współpracują z doradcami podatkowymi, zapewniając skuteczne i szybkie wdrożenie KSeF u każdego przedsiębiorcy.
