Przeprowadzka, zarówno dla osoby fizycznej, jak i firmy, która przenosi się do nowej siedziby, może być prawdziwym wyzwaniem. W końcu to nowe miejsce ma poruszyć w nas nowe pokłady energii, których nie zabraknie przez wiele lat przebywania w tym miejscu. Przeprowadzka to jednak nie tylko radość i podekscytowanie, ale również duża akcja logistyczna. Niejednokrotnie dopiero w momencie przeprowadzki zdajemy sobie sprawę z tego, jak wiele przedmiotów zebraliśmy przez te lata. Im większy nasz dobytek, tym trudniej będzie nam przewieźć wszystkie elementy wyposażenia. Tym bardziej że w kwestii pewnych rzeczy musimy przedsięwziąć odpowiednie środki ostrożności. Przykładem mogą być dokumenty, które ze względu na specyfikę muszą zostać przewiezione w odpowiedni sposób tak, by zachować wszystkie standardy zarówno pod względem organizacji dokumentów, jak i RODO. Czym jest RODO, w jaki sposób możemy złamać ustawę o RODO i jak najlepiej przewozić dokumenty?
RODO to skrót od Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, czyli Unijnego Rozporządzenia, które za zadanie ma chronić prywatność zarówno osób fizycznych, jak i prawnych. W ramach RODO wszystkie podmioty gospodarcze mają za zadanie odpowiednio zarządzać danymi klientów w taki sposób, by nie dochodziło do nieautoryzowanych wycieków tych danych. Unijne przepisy dotyczą wszystkich, zarówno firm, jak i sklepów oraz innych instytucji, które mogą posiadać nasze dane kontaktowe i osobowe. Zasady RODO dotyczą zarówno w obszarze ewidencji danych wirtualnych, jak i tradycyjnych w postaci dokumentów. Za niedopilnowania obowiązku ochrony danych firmy są zagrożone karami pieniężnymi o bardzo dużej wysokości.
Pomimo dużej popularności wirtualnego obiegu dokumentów, w obecnych czasach wciąż wiele firm i innych instytucji opiera się na dokumentach tradycyjnych, które również są objęte Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych. Dlatego też przechowywanie takich dokumentów powinno być zgodne ze standardami. Nikt niepowołany nie może mieć dostępu do jakichkolwiek dokumentów zawierających dane osobowe. Szczególne ryzyka powstają w takich sytuacjach jak właśnie wcześniej wspomniana przeprowadzka. W takim momencie należy dokładnie przeanalizować zbiór dokumentów i zdecydować o zniszczeniu tych, które nie są w żaden sposób przydatne. Niszczenie dokumentów wykonywane przez firmę zewnętrzną stanowi najlepsze rozwiązanie, gdy chcemy pozbyć się nadmiernej ilości dokumentów. Usługi takiej firmy to gwarancja niezawodności i dokładnego zniszczenia wszelkiej dokumentacji bez ryzyka przedostania się danych do osób niepowołanych.
Jeśli jednak dokumenty są nam niezbędne, należy zadbać o to, by podczas przeprowadzki firmy były one odpowiednio zabezpieczone. Takie zabezpieczenie może być zagwarantowane dzięki specjalnym szafom z zamknięciem. Dzięki temu mamy pewność, że wszystkie dokumenty, które znajdują się w szafie, po przeprowadzce do nowego miejsca zostaną w nienaruszonym porządku.
Więcej informacji znajdziecie na: https://www.liderpak.pl/przeprowadzki-firm/
