Przedsiębiorcy mogą wybrać jedną z wielu form prawnych spółek w zależności od rodzaju działalności i struktury organizacyjnej. Formy prawne spółek obejmują zarówno struktury osobowe (jak spółka jawna czy spółka komandytowa), jak i kapitałowe (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna), a każda z nich wymaga innego zestawu formalności rejestracyjnych.
Wybór formy prawnej spółki
W Polsce istnieje kilka form spółek, które różnią się między sobą stopniem odpowiedzialności wspólników, wymaganiami kapitałowymi oraz zakresem formalności. Najważniejsze z nich to:
- Spółka cywilna – forma działalności bez osobowości prawnej, wykorzystywana głównie przez mikro i małych przedsiębiorców. Właściciele są odpowiedzialni za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem.
- Spółka jawna – spółka osobowa, w której wszyscy wspólnicy odpowiadają solidarnie za zobowiązania spółki. Jest często wybierana przez osoby prowadzące działalność na większą skalę, ale które chcą uniknąć kosztów związanych z kapitałem zakładowym.
- Spółka komandytowa – spółka osobowa, w której jeden ze wspólników (komplementariusz) odpowiada za zobowiązania spółki całym majątkiem, natomiast pozostali wspólnicy (komandytariusze) odpowiadają w ograniczonym zakresie.
- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – najczęściej wybierana forma przez przedsiębiorców średniej i dużej wielkości. Charakteryzuje się ograniczoną odpowiedzialnością wspólników i wymaga minimalnego kapitału zakładowego w wysokości 5000 zł.
- Spółka akcyjna – spółka kapitałowa przeznaczona głównie dla dużych firm, które planują pozyskiwać kapitał poprzez emisję akcji. Wymaga znacznego kapitału zakładowego na poziomie 100 000 zł.
Dokumentacja i przygotowanie do rejestracji
Po wyborze formy spółki konieczne jest zgromadzenie odpowiedniej dokumentacji, która obejmuje:
- Umowę spółki lub statut – dokument kluczowy dla każdej spółki, który określa podstawowe zasady funkcjonowania firmy, prawa i obowiązki wspólników oraz zakres ich odpowiedzialności. W przypadku spółki z o.o. i akcyjnej umowa musi zostać sporządzona w formie aktu notarialnego.
- Określenie kapitału zakładowego – w zależności od formy spółki, kapitał zakładowy może być symboliczny lub, jak w przypadku spółki akcyjnej, na poziomie co najmniej 100 000 zł.
- Wybór nazwy spółki – istotne jest, aby nazwa była unikalna, gdyż będzie weryfikowana podczas rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Należy też pamiętać o prawach ochrony znaku towarowego, szczególnie jeśli spółka planuje działać na skalę krajową lub międzynarodową.
- Adres siedziby – każdy podmiot musi posiadać siedzibę, którą należy wskazać w dokumentach rejestracyjnych. Może to być zarówno lokal wynajęty na cele działalności gospodarczej, jak i wirtualne biuro.
Rejestracja spółki w KRS
Po przygotowaniu dokumentów kolejnym krokiem jest rejestracja spółek w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), który jest prowadzony przez sądy rejonowe. Proces rejestracyjny obejmuje następujące etapy:
Wnioski można składać za pośrednictwem systemu e-KRS, co przyspiesza proces i ułatwia wypełnianie dokumentów. Do wniosku należy załączyć:
- Umowę spółki lub statut
- Listę wspólników
- Dowód wpłaty opłaty rejestracyjnej
- Wzory podpisów wspólników (jeśli wymagane)
Po dokonaniu rejestracji w KRS spółka automatycznie otrzymuje numer REGON (numer identyfikacyjny w Głównym Urzędzie Statystycznym) oraz NIP (numer identyfikacyjny w Urzędzie Skarbowym). Numer NIP jest wymagany do prowadzenia rozliczeń podatkowych, natomiast REGON służy do identyfikacji w kontaktach z urzędami i instytucjami publicznymi.
Zgłoszenie do ZUS i VAT
Kolejnym krokiem po rejestracji w KRS jest zgłoszenie spółki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego w celu rejestracji jako podatnika VAT (jeśli to konieczne).
Rejestracja w ZUS
W ciągu 7 dni od dnia rejestracji spółki w KRS spółka powinna zgłosić się do ZUS jako płatnik składek. Przedsiębiorca lub wyznaczony pracownik składa odpowiedni formularz zgłoszeniowy (ZUS ZPA), na podstawie którego zakład ubezpieczeń przypisuje numer płatnika składek.
Rejestracja VAT
Jeśli spółka planuje prowadzić działalność opodatkowaną podatkiem VAT, musi dokonać rejestracji jako podatnik VAT, co wymaga złożenia formularza VAT-R w urzędzie skarbowym. Rejestracja VAT jest obowiązkowa, gdy roczny obrót przekracza 200 000 zł, ale można dokonać jej dobrowolnie wcześniej.
