Windykacja bez mitów, czyli jak naprawdę wygląda odzyskiwanie należności między firmami

Windykacja w relacjach między firmami rzadko wygląda tak, jak podpowiadają stereotypy. Nie ma tu sensacji, straszenia ani żadnych akcji specjalnych. Jest za to codzienność polskiego biznesu, która polega na czekaniu na płatność za wykonane zlecenie i wystawioną fakturę. Dla wielu przedsiębiorców właśnie w tym momencie zaczyna się problem, bo egzekwowanie należności wciąż kojarzy się z konfliktem, sądem i nadwyrężonymi relacjami na linii klient - wykonawca. A to tylko część prawdy i to nie ta najważniejsza.

W praktyce odzyskiwanie należności pomiędzy firmami nie należy do żadnych nadzwyczajnych działań. To po prostu sposób na uporządkowanie rozliczeń między firmami wtedy, kiedy coś przestaje się zgadzać. Nerwy wówczas należy odłożyć na bok, a wyjąć z segregatora dokumenty i potwierdzenia realizacji zlecenia, żeby odzyskać należność i zamknąć sprawę.

Czy windykacja to od razu sąd, komornik i wojna z kontrahentem?

Wielu przedsiębiorców patrzy na to właśnie w ten sposób. Samo słowo „windykacja” wywołuje skojarzenia z konfliktem i paleniem za sobą mostów. Pojawia się obawa, że kiedy sprawa odzyskania długu się rozwinie, to relacja biznesowa zamknie się na zawsze.

Tymczasem w codziennych relacjach między firmami ten scenariusz rzadko się potwierdza. Proces odzyskania należności zwykle zaczyna się spokojnie, bo po prostu od telefonu i rozmowy o konkretach: fakturze, terminie płatności i powodach opóźnienia.

Niejednokrotnie wychodzi wtedy na jaw, że problem narastał przez dłuższy czas tylko dlatego, że nikt nie postawił jasnej granicy. Działania porządkujące rozliczenia sprowadzają rozmowę do konkretów, czyli do ustalenia co jest do zapłaty i kiedy. Bez niepotrzebnych emocji. Mają tylko jeden cel, jakim jest doprowadzenie do płatności i zamknięcie sprawy możliwie szybko.

Jak w takim razie należy podejść do rozwiązywania problemów z płatnościami pomiędzy dwoma podmiotami gospodarczymi? Jasno i krótko wyjaśnia to Piotr Brzostowiecki, Prezes Zarządu firmy windykacyjnej Solventoir sp. z o.o. (https://solventoir.pl):

„Podczas procesu windykacji pomiędzy firmami najważniejsze jest jedno – odsunąć na bok emocje i pozostawić twarde dane. Kiedy obie strony wiedzą, o czym rozmawiają, znacznie łatwiej dojść do porozumienia.”

Dopiero wtedy, gdy próby polubownego porozumienia się z dłużnikiem nie przynoszą efektu, rozważa się kolejne kroki. Sąd i komornik to nie pierwszy wybór, lecz narzędzie służące do rozwiązywania sytuacji, w których druga strona konsekwentnie unika odpowiedzialności.

Czy dochodzenie płatności polega na straszeniu i agresywnych telefonach?

To kolejny mit, który nie ma wiele wspólnego z rzeczywistością. W relacjach między firmami to zwyczajnie nie działa. Przedsiębiorcy rozmawiają inaczej niż konsumenci, bo przede wszystkim operują faktami, terminami, dokumentami i konsekwencjami prawnymi.

Profesjonalne odzyskiwanie należności to rozmowa prowadzona rzeczowo i spokojnie. Często już samo pojawienie się zewnętrznego podmiotu, takiego jak firma windykacyjna porządkuje sytuację. Dłużnik zaczyna traktować sprawę poważnie, bo widzi, że wierzyciel nie zostawi tak tej sytuacji i nie odkłada problemu na później.

W praktyce takie rozmowy najczęściej dotyczą:

• konkretnej kwoty i dokumentów,
• realnych terminów spłaty,
• możliwości ugody lub rozłożenia płatności na raty.

„Dobra windykacja nie polega na podnoszeniu głosu, tylko opiera się na konsekwentnych działaniach i spełnianiu obietnic." - tłumaczy Piotr Brzostowiecki, Prezes firmy windykacyjnej Solventoir sp. z o.o. - "Firmy spłacają swoje zobowiązanie nie dlatego, że ktoś na nie krzyczy, tylko dlatego, że mają jasno postawione granice. Skuteczne okazuje się także zobrazowanie dłużnikowi, co go czeka, jeśli nie uda się porozumieć na etapie polubownym. Nie jest to nic przyjemnego, bo dalej jest już tylko sąd i egzekucja komornicza." - dodaje Brzostowiecki.

Rozmaite wymówki i wykręty dłużników stanowią chleb powszedni windykatorów. Dłużnik opowiada o kłopotach z płynnością, o przelewach, które miały już wyjść, ale coś je zatrzymało, o chwilowym zatorze. I trzeba przyznać, że często te wyjaśnienia brzmią bardzo wiarygodnie. Przecież firma dłużnika też może czekać na pieniądze od swoich klientów.

Kłopot zaczyna się wtedy, kiedy zamiast o terminie dokonania płatności, rozmowa kończy się na tylko na informacji, że jest kłopot. Bo pytanie nie jest o to, czy problemy mogą się zdarzyć, ale co robimy dalej i kiedy sprawa wraca na konkretne tory.

Na tym właśnie polega profesjonalne dochodzenie należności między firmami. Rozmowa schodzi na ziemię i wraca do konkretów, czyli kwot, terminów i dokumentów. Jeśli kłopoty są przejściowe, da się to sprawdzić i ustalić realny plan spłaty. Jeśli natomiast „nie mamy pieniędzy” jest tylko wygodnym sposobem na zyskanie czasu, windykacja dość szybko to pokazuje.

„W relacjach B2B bardzo rzadko problemem jest brak pieniędzy jako takich." - wyjaśnia Piotr Brzostowiecki, prezes spółki Solventoir zajmującej się odzyskiwaniem należności B2B - "Częściej problemem jest brak decyzji o płatności za faktury danej firmy. Bo do zapłacenia są inne należności. Windykator pomaga zmienić priorytety dłużnika i podjąć właściwą decyzję z punktu widzenia naszego Klienta.”

Dzięki zmianie perspektywy dłużnika, zaczyna się rozmowa o konkretach. I wtedy albo ustala się realny harmonogram spłat, albo zapada decyzja o kolejnych krokach mających na celu odzyskanie należności.

Czy egzekwowanie należności zawsze oznacza miesiące czekania?

To kolejny mit, który skutecznie zniechęca firmy do działania. Wielu przedsiębiorców zakłada, że skoro kontrahent nie zapłacił przez kilka tygodni, to proces odzyskania należności i tak potrwa miesiącami. Tymczasem w praktyce bywa dokładnie odwrotnie.

Duże znaczenie ma czas reakcji na niezapłaconą fakturę. Im szybciej sprawa trafia do windykatora, tym większa szansa, że da się odzyskać pieniądze w ogóle, a szczególnie na etapie ugodowym. Dłużnik widzi wtedy, że temat nie został odłożony na bok i ktoś nad nim czuwa. W wielu przypadkach to wystarcza, żeby rozmowa przestała krążyć wokół obietnic i zeszła na konkret.

Windykacja nie czyni cudów i nikt rozsądny ich tu nie obiecuje. Ale porządkuje proces i przyspiesza decyzje. A w biznesie nie ma nic ważniejszego.

Czy oddanie sprawy do windykacji to znak, że nie radzę sobie z firmą?

To pytanie obrazuje często obawy właścicieli firm. Przedsiębiorcy obawiają się, że oddanie sprawy do firmy odzyskującej należności może zostać odebrane jako sygnał, że coś poszło nie tak, że przedsiębiorstwo sobie nie radzi i nie potrafi doprowadzić swoich spraw do końca. Taki sposób myślenia wciąż pokutuje w relacjach gospodarczych pomiędzy firmami.

W rzeczywistości dyscyplinowanie płatności nie ma nic wspólnego z porażką. To po prostu jeden z elementów zarządzania finansami, podobny do takich, jak pilnowanie kosztów, negocjowanie umów czy kontrola terminów płatności. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z usług firm windykacyjnych, robią to nie dlatego, że sobie nie radzą, ale dlatego, że chcą mieć porządek w finansach.

Nieterminowe płatności uderzają nie tylko w wynik finansowy. Uderzają w płynność, w bezpieczeństwo zespołu i w możliwość dalszego rozwoju. Pieniądze, które nie wpływają na czas, to pieniądze, których brakuje na pensje, inwestycje albo zwykłe funkcjonowanie firmy. Windykacja pomaga ten obszar zabezpieczyć.

Dobrze zarządzana firma nie udaje, że problemu nie ma. Oddanie faktury do firmy windykacyjnej to nie znak słabości, tylko decyzja o tym, żeby zadbać o własny biznes i ludzi, którzy pracują w danej firmie. Im częściej o dochodzeniu płatności mówi się wprost, tym szybciej przestaje to być tematem wstydliwym. W relacjach między firmami to normalne narzędzie. Jedno z wielu, które pozwala utrzymać równowagę i nie przenosić cudzych problemów finansowych na własne barki.