W dziale finansowym wiele kosztów powstaje przy obsłudze dokumentów i powtarzalnych zadań. Pracownicy tracą czas na ręczne wprowadzanie danych, wyszukiwanie dokumentów, przekazywanie ich do akceptacji czy sprawdzanie statusu spraw.
Automatyzacja procesów biznesowych ogranicza te czynności i porządkuje przepływ informacji. Jak wybrać proces, od którego warto zacząć?
Koszt procesu finansowego obejmuje czas potrzebny na jego wykonanie. Dodatkową pracę generują poprawianie błędów, ponowne przetwarzanie dokumentów, poszukiwanie osób odpowiedzialnych za akceptację oraz odpowiadanie na pytania o status sprawy.
Przy dużej liczbie faktur czy wniosków nawet kilka minut poświęconych na każdą sprawę może oznaczać setki godzin pracy w skali roku. Automatyzacja procesów biznesowych porządkuje przepływ dokumentów i zadań, a kolejne etapy procesu wynikają ze zdefiniowanych reguł.
Największy potencjał mają procesy powtarzalne, realizowane często i według określonych zasad. W finansach są to przede wszystkim:
Potencjał oszczędności występuje tam, gdzie duży wolumen spraw łączy się z wysokim nakładem pracy na pojedynczy dokument.
Obieg faktur kosztowych jest dobrym kandydatem do automatyzacji ze względu na dużą liczbę dokumentów i powtarzalny przebieg. Faktura pobiera się automatycznie z KSeF, a jej dane są odczytane i przekazane do odpowiedniego obiegu.
System kieruje dokument do właściwych osób, kontroluje terminy akceptacji i obsługuje wielopoziomowe ścieżki zatwierdzania. Po zakończeniu procesu dane trafiają do ERP, bez wielokrotnego przepisywania tych samych informacji.
Oszczędność wynika z krótszej obsługi faktury, mniejszej liczby błędów, szybszej akceptacji oraz ograniczenia pracy związanej z wyszukiwaniem dokumentów i sprawdzaniem ich statusu.
Przed wyborem procesu warto policzyć jego obecny koszt. Należy uwzględnić liczbę obsługiwanych miesięcznie dokumentów, średni czas ręcznej obsługi jednej sprawy, koszt godziny pracy, liczbę osób uczestniczących w procesie, czas oczekiwania na akceptację, koszt błędów, opóźnień i ponownej pracy.
Nawet niewielkie skrócenie czasu obsługi pojedynczego dokumentu przy dużym wolumenie przekłada się na znaczącą oszczędność w skali roku.
Najlepiej zacząć od procesu o dużym wolumenie, powtarzalnym przebiegu i mierzalnych kosztach. Pierwszym krokiem jest określenie stanu wyjściowego: liczby spraw, czasu obsługi, liczby zaangażowanych osób, czasu oczekiwania oraz liczby błędów.
Następnie warto uruchomić jeden obieg i porównać czas oraz koszt obsługi przed wdrożeniem i po nim. Wyniki stanowią podstawę do oceny efektów i wyboru kolejnych procesów.
AMODIT łączy elektroniczny obieg dokumentów, integrację z KSeF i ERP, akceptacje, kontrolę statusów oraz raportowanie. Technologia low-code ułatwia dopasowanie procesu do struktury organizacji, progów kwotowych i zasad akceptacji.
Dzięki temu pierwszy zautomatyzowany obieg staje się punktem wyjścia do kolejnych usprawnień w dziale finansowym. Wyniki procesu można analizować i wykorzystywać przy wyborze następnych obszarów do automatyzacji.
