Ewidencja czasu pracy potrafi zająć działowi kadr wiele godzin w miesiącu, zwłaszcza gdy firma pracuje na zmiany, zatrudnia podwykonawców albo ma kilka oddziałów.
Z tego artykułu dowiesz się, co musi zawierać ewidencja, jak system Kotrak e-pracownik przenosi ją z papierowych list do aplikacji i jak krok po kroku przygotować wdrożenie.
Ewidencja czasu pracy to dokumentacja, którą pracodawca prowadzi dla każdego pracownika osobno na podstawie art. 149 Kodeksu pracy. Służy do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i świadczeń związanych z pracą, a także do sprawdzenia, czy firma przestrzega przepisów o odpoczynku dobowym, tygodniowym i limitach nadgodzin. Zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej ewidencja obejmuje:
Tak szczegółowe zapisy trudno prowadzić ręcznie bez pomyłek, szczególnie przy pracy zmianowej i zmiennych grafikach. Każda nieścisłość przenosi się na naliczenie wynagrodzenia, a nieprowadzenie ewidencji jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym grzywną od 1000 do 30 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy). Cyfrowa ewidencja zbiera dane o obecnościach i nieobecnościach w jednym miejscu, dzięki czemu kadry rozliczają miesiąc na podstawie gotowych zestawień, a nie przepisywanych kart.
e-pracownik to system firmy Kotrak do zarządzania czasem pracy i sprawami pracowniczymi. Usprawnia pracę działu kadr i kierowników, a także komunikację z pracownikami, którzy załatwiają swoje sprawy online, bez papierowych dokumentów i bez wizyty w kadrach czy księgowości. Aplikacja działa w przeglądarce, więc nie wymaga instalacji, a jej interfejs dopasowuje się do ekranu telefonu.
System składa się z dwóch części. W panelu kierownika przełożony widzi listę pracowników pobraną z systemu ERP, tworzy zespoły i przypisuje im harmonogramy pracy. W panelu pracownika zatrudniony sprawdza swoje dane, limit urlopu, historię wniosków, okresy zwolnienia lekarskiego i wyniki badań BHP. Tam też dostaje powiadomienia o wygasających uprawnieniach. Kotrak e-pracownik sprawdza się szczególnie:
E-pracownik prowadzi ewidencję rzeczywistego czasu pracy i nieobecności pracowników. Gdy firma korzysta z rejestracji czasu pracy (RCP), system pokazuje listę obecności na podstawie odbić z czytników, dlatego kierownik nie musi zbierać podpisów na papierowej liście. Dane kadrowe, takie jak wymiar czasu pracy, limity urlopowe, daty obowiązywania umów i uprawnień, e-pracownik pobiera z systemu ERP, np. z Comarch ERP Optima. Informacje nie są więc wprowadzane drugi raz. Kotrak jako Partner Strategiczny Comarch wdraża również Comarch ERP Optima, więc firma może uruchomić system kadrowo-płacowy i e-pracownika z jednym partnerem wdrożeniowym.
Zarejestrowany czas pracy system zestawia z planem. Na tej podstawie rozlicza pracownika w danym miesiącu i generuje pliki z odchyleniami od planu pracy, które trafiają do dalszego rozliczenia wynagrodzeń. Nadgodziny można rozliczyć wypłatą albo czasem wolnym. Kierownik na bieżąco kontroluje też zwolnienia lekarskie i terminy wygaśnięcia uprawnień swoich pracowników. Ewidencję e-pracownik prowadzi dla każdego zatrudnionego, również dla osoby, która nie ma konta w systemie. Dzięki temu w jednym miejscu są dane całego zespołu, także pracowników produkcyjnych bez stałego dostępu do komputera.
Największą oszczędność czasu daje przeniesienie do systemu spraw, które wcześniej wymagały papierowego obiegu. Pracownik składa wniosek urlopowy online, a kierownik akceptuje go w aplikacji, widząc od razu kalendarz nieobecności zespołu. Limit urlopu jest zsynchronizowany z systemem kadrowym, więc pracownik nie musi dopytywać w kadrach, ile dni mu zostało.
Podobnie przebiega obsługa delegacji. Pracownik dodaje wniosek o wyjazd, a kierownik go zatwierdza albo odrzuca, np. gdy brakuje dokumentów. Po powrocie pracownik uzupełnia koszty i dołącza załączniki, kierownik akceptuje rozliczenie lub cofa je do poprawki, a na końcu delegację rozlicza księgowość. Cały proces odbywa się w jednym narzędziu.
E-pracownik ma też wbudowaną korespondencję z możliwością dodawania załączników. Pracownicy piszą przez nią do działu kadr, księgowości lub kierownika zespołu, a elektroniczne wnioski trafiają od razu do właściwej osoby. Firmy współpracujące z podwykonawcami mogą generować raporty czasu ich pracy i na tej podstawie weryfikować faktury za wykonane zlecenia.
Przygotowanie grafiku ułatwiają serie czasu pracy, czyli cykliczne sekwencje zmian, które powtarzają się na planie pracy. Kierownik może jednym działaniem ustawić dzień wolny dla wszystkich pracowników albo przypisać tę samą zmianę całemu zespołowi. Przy dużych zespołach produkcyjnych to znacznie szybsze niż ręczne uzupełnianie grafiku osoba po osobie.
Na karcie każdego pracownika wskazuje się jego tryb pracy, np. biurowy w godzinach 8.00-16.00, zmianowy, z akceptacją pracy w porze nocnej albo elastyczny z określonym odchyleniem przed planowaną godziną rozpoczęcia i po niej. System uwzględnia ten tryb przy planowaniu i rozliczaniu czasu pracy.
E-pracownik waliduje harmonogram w oparciu o okres rozliczeniowy, który może być wspólny dla zespołu albo ustawiony indywidualnie, np. miesięczny dla jednych pracowników i półroczny dla innych. Dzięki temu widać, kiedy pracownik wypracowuje godziny szybciej, a kiedy może je odebrać w dalszej części okresu. Grafiki dla wszystkich zmian są sprawdzane przed publikacją, co ogranicza ryzyko planu niezgodnego z przyjętym rozkładem czasu pracy.
Obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy także pracowników zdalnych, dlatego firmy łączące pracę w biurze i w domu potrzebują jednego narzędzia dla obu grup. E-pracownik działa w przeglądarce i na telefonie, więc pracownik zdalny ma dostęp do swojego grafiku, wniosków i korespondencji z kadrami bez względu na miejsce pracy.
Kierownik planuje i rozlicza czas pracy zespołu rozproszonego tak samo jak zespołu stacjonarnego. W systemie przypisuje też zadania pracownikom i kontroluje ich realizację w odniesieniu do planu pracy. Wnioski urlopowe, zgłoszenia nieobecności i dokumenty pracownik przesyła online, a kierownik zatwierdza je w aplikacji, co sprawdza się szczególnie w firmach wielooddziałowych, w których przełożony nie pracuje w tym samym miejscu co zespół.
Wdrożenie systemu Kotrak e-pracownik warto prowadzić etapami, a konfigurację i integrację z innymi systemami zaplanować z pomocą asysty technicznej. Kolejne kroki wyglądają zazwyczaj tak:
Grupowe nadawanie uprawnień przyspiesza start, gdy konta zakłada się jednocześnie dla wielu osób. Koszt systemu zależy od zakresu modułów oraz liczby licencji i stanowisk, dlatego rozwiązanie da się dopasować do wielkości firmy i rozbudowywać razem z nią.
