Rola archiwizacji dokumentów w utrzymaniu zgodności z przepisami

W Polsce obowiązuje duża swoboda, jeśli chodzi o zakładanie i prowadzenie działalności gospodarczej. Nie oznacza to jednak, że działania podejmowane przez przedsiębiorców nie są obwarowane licznymi przepisami. Postępowanie, które nie jest z nimi zgodne, naraża na kary. Przyjrzyjmy się, jak wygląda kwestia archiwizacji dokumentów pod kątem zgodności z przepisami.

Co o archiwizacji dokumentów mówią przepisy?

Archiwizacja dokumentów to zagadnienie, które zostało wyjaśnione w licznych ustawach i rozporządzeniach. Nie ma jednego aktu prawnego, który regulowałby kwestię przechowywania danych zarówno na papierze, jak i na nośnikach danych elektronicznych. Najogólniej można powiedzieć, że zgodnie z przepisami archiwizacja akt polega na:

• przechowywaniu ich aż do terminu zapadalności,
• zapewnieniu bezpiecznych warunków,
• przechowywaniu w taki sposób, aby można było uzyskać dostęp do dokumentów.

Najważniejsza pozostaje kwestia bezpieczeństwa, którą rozpatrujemy na różnych polach.

Z jednej strony możemy mówić o zabezpieczeniu danych przed wyciekiem, z drugiej strony - o przechowywaniu ich w taki sposób, aby nie doszło do uszkodzenia nośnika. Szczególnie podatny na działanie czynników zewnętrznych jest papier.

Jak prawidłowo archiwizować dokumenty?

Problem archiwizacji dokumentów powinien zostać rozwiązany w przepisach wewnątrzzakładowych. Każda firma może we własnym zakresie opracować procedury, które będą zgodne z jej profilem działalności. Ważne, aby dokumenty:

• trafiały do archiwum na bieżąco - dzięki temu nie pozostają w otwartej przestrzeni, do której większy dostęp mają osoby niepowołane,
• były prawidłowo klasyfikowane - należy rozpoznać m.in. kiedy upływa termin przedawnienia dokumentu,
• były przechowywane w bezpiecznym miejscu - zabezpieczenia wdrażamy bez względu na to, czy dokumenty mają formę papierową, czy cyfrową,
• były niszczone sukcesywnie - dokumenty przechowujemy tylko przez określony czas, a  następnie należy je zniszczyć.

Archiwizacja dokumentów a zgodność z przepisami

Obowiązek archiwizacji dokumentów wynika bezpośrednio z przepisów. Niestety, jak to zwykle bywa, ustawodawca nie podaje gotowej recepty na zachowanie zgodności. Dlatego każda firma powinna wdrożyć rozwiązania we własnym zakresie. Prawo nie zabrania jednak korzystania z pomocy specjalistów. Ekoakta świadczy usługi z zakresu archiwizacji, ale też niszczenia dokumentów. Dzięki temu wszelkie procesy związane z opieką nad aktami można powierzyć jednemu podmiotowi. Jest to praktyczne i wygodne rozwiązanie, które pozwala skupić się na bieżącej pracy, pozostawiając z boku obowiązku natury administracyjnej.

Warto pamiętać, że bez względu na to, kto podejmuje się archiwizacji, procedura musi być zgodna z przepisami. Specjalistyczne firmy również muszą dopełnić licznych formalności, ale ich atutem są pracownicy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie w tym zakresie. W ten sposób archiwizacja przebiega w sposób prawidłowy, a jednocześnie jest mniej uciążliwa dla przedsiębiorcy.