materiały partnera
Rosnąca liczba dokumentów, złożone procedury i wymogi regulacyjne wymagają uporządkowanego podejścia do informacji. Gdy umowy, faktury i archiwa funkcjonują w różnych narzędziach, pojawia się chaos i brak kontroli nad statusem spraw. Rozwiązaniem jest spójne środowisko pracy, w którym zarządzanie cyklem życia umów, zintegrowany system zarządzania obiegiem faktur oraz centralny system do archiwizacji dokumentów działają w jednej strukturze. Libris Systems wspiera firmy w budowie takiego modelu operacyjnego.
Umowy i faktury stanowią fundament relacji biznesowych oraz rozliczeń finansowych. W praktyce jednak dokumenty te często są przetwarzane w odrębnych narzędziach, bez spójnej kontroli nad ich przebiegiem. Brak przejrzystości utrudnia monitorowanie zobowiązań, terminów i odpowiedzialności poszczególnych osób. Cyfrowe podejście pozwala uporządkować te obszary w jednym modelu procesowym. Zarządzanie cyklem życia umów obejmuje wszystkie etapy pracy z dokumentem – od przygotowania projektu, przez negocjacje i akceptację, aż po podpisanie oraz archiwizację. W systemie każda umowa posiada określony status, historię zmian i przypisanych użytkowników. Dzięki temu możliwe jest śledzenie przebiegu procesu w czasie rzeczywistym oraz szybkie ustalenie, na jakim etapie znajduje się dokument. Rozwiązanie umożliwia tworzenie szablonów, definiowanie ścieżek akceptacyjnych oraz przypomnień o kończących się kontraktach. Użytkownicy mają dostęp do jednej wersji dokumentu, bez potrzeby przesyłania plików między działami. Takie podejście porządkuje współpracę pomiędzy zespołami prawnymi, sprzedażowymi i administracyjnymi.
Zintegrowany system zarządzania obiegiem faktur porządkuje z kolei proces obsługi dokumentów kosztowych. Faktury trafiają do systemu w formie elektronicznej lub po zeskanowaniu, a następnie są automatycznie rozpoznawane i kierowane do odpowiednich osób. Dekretacja, akceptacja i przekazanie do księgowości odbywają się zgodnie z ustaloną strukturą. System umożliwia sprawdzenie statusu faktury na każdym etapie, wraz z informacją o osobie odpowiedzialnej i czasie trwania procesu. Wszystkie działania są rejestrowane, co porządkuje kontrolę i wspiera nadzór nad wydatkami. Integracja z systemami finansowymi pozwala przekazywać dane bez konieczności ich ponownego wprowadzania. Połączenie obszaru kontraktowego i finansowego w jednym środowisku umożliwia powiązanie faktur z konkretnymi umowami. Ułatwia to analizę zobowiązań, kontrolę budżetów oraz monitorowanie realizacji kontraktów. Libris Systems projektuje rozwiązania tak, aby odzwierciedlały rzeczywiste procesy w firmie, bez potrzeby wprowadzania gwałtownych zmian organizacyjnych.
Wraz z rozwojem organizacji rośnie liczba dokumentów wymagających przechowywania przez wiele lat. Umowy, faktury, załączniki i korespondencja muszą być dostępne w razie potrzeby, a jednocześnie chronione przed nieuprawnionym dostępem. Rozproszone archiwa i lokalne foldery utrudniają zarządzanie oraz zwiększają ryzyko utraty danych. Centralny system do archiwizacji dokumentów umożliwia gromadzenie wszystkich plików w jednym repozytorium. Każdy dokument jest opisany metadanymi i przypisany do odpowiedniej kategorii, projektu lub kontrahenta. Dzięki temu użytkownicy mogą szybko odnaleźć potrzebne informacje bez znajomości fizycznej lokalizacji pliku. System wspiera kontrolę dostępu poprzez role i uprawnienia. Każdy użytkownik ma dostęp wyłącznie do dokumentów zgodnych z jego zakresem obowiązków. Historia operacji pozwala sprawdzić, kto przeglądał lub modyfikował dany plik, co porządkuje nadzór nad dokumentacją i ułatwia spełnienie wymogów formalnych. System do archiwizacji dokumentów współpracuje bezpośrednio z procesami obsługi umów i faktur. Po zakończeniu obiegu dokument trafia automatycznie do odpowiedniej struktury archiwalnej. Eliminuje to konieczność ręcznego przenoszenia plików oraz zmniejsza ryzyko ich zagubienia.
Repozytorium wspiera również zarządzanie okresem przechowywania dokumentów. Możliwe jest definiowanie zasad retencji oraz oznaczanie dokumentów wymagających przeglądu lub usunięcia zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Takie podejście porządkuje cykl życia informacji w firmie. Dostęp do archiwum możliwy jest z różnych lokalizacji, co wspiera pracę zespołów rozproszonych. Wszystkie aktualne wersje dokumentów znajdują się w jednym środowisku, co ogranicza ryzyko pracy na nieaktualnych plikach. Integracja z innymi narzędziami wykorzystywanymi w organizacji pozwala wykorzystać dane archiwalne w raportach i analizach. Libris Systems zapewnia wsparcie obejmujące analizę potrzeb, konfigurację repozytorium, migrację danych oraz szkolenia użytkowników. Rozwiązanie może być rozwijane wraz z organizacją, obejmując kolejne działy i typy dokumentów. Połączenie narzędzi do obsługi kontraktów, finansów i archiwizacji tworzy uporządkowany model zarządzania informacją. Zarządzanie cyklem życia umów, zintegrowany system zarządzania obiegiem faktur oraz centralny system archiwum stanowią spójną podstawę dla firm, które chcą kontrolować procesy i dane w środowisku cyfrowym.
