Kontrola skarbowa w firmie – jak się przygotować i czego absolutnie nie robić

W tym artykule wyjaśniam, czym jest kontrola skarbowa, jak wygląda w praktyce, jakie są najczęstsze błędy przedsiębiorców oraz czego absolutnie nie wolno robić, aby nie pogorszyć swojej sytuacji.

Czym jest kontrola skarbowa i kiedy może się pojawić

Kontrola skarbowa (obecnie formalnie realizowana głównie jako kontrola podatkowa lub kontrola celno-skarbowa) ma na celu sprawdzenie, czy przedsiębiorca prawidłowo wywiązuje się z obowiązków podatkowych. Obejmuje m.in. rozliczenia VAT, PIT, CIT, ewidencje księgowe, faktury, umowy oraz terminowość wpłat do urzędu.

Kontrola może zostać wszczęta:

• losowo – w ramach planów kontrolnych urzędu,
• w wyniku analizy ryzyka (np. nagłe spadki podatku, nietypowe rozliczenia VAT),
• na skutek informacji od innych instytucji lub kontrahentów,
• po złożeniu korekty lub wniosku o zwrot podatku.

Dla przedsiębiorców z regionu Łodzi i okolic warto podkreślić, że urzędy coraz częściej analizują dane elektroniczne (JPK), co oznacza, że nawet księgowość w Łodzi prowadzona wzorowo „na papierze” może zostać zakwestionowana, jeśli dane wysyłane elektronicznie zawierają błędy.

Jak przygotować firmę do kontroli skarbowej

1. Uporządkowana dokumentacja to podstawa

Najważniejszym elementem przygotowania do kontroli jest kompletna i spójna dokumentacja. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. Urzędnicy w pierwszej kolejności sprawdzają:

• księgi rachunkowe lub podatkową księgę przychodów i rozchodów,
• rejestry VAT,
• faktury sprzedażowe i kosztowe,
• umowy z kontrahentami,
• ewidencję środków trwałych.

Jeżeli korzystasz z usług zewnętrznych, takich jak biuro rachunkowe z Łodzi, warto upewnić się, że wszystkie dokumenty zostały przekazane terminowo i są prawidłowo zaksięgowane. Braki w dokumentacji to jedna z najczęstszych przyczyn sporów z urzędem.

2. Sprawdzenie poprawności rozliczeń przed kontrolą

Przed kontrolą warto wykonać wewnętrzny „przegląd podatkowy”, czyli sprawdzić, czy:

• deklaracje podatkowe są zgodne z księgami,
• pliki JPK nie zawierają błędów technicznych i merytorycznych,
• podatki były opłacane w terminie,
• ulgi i odliczenia mają solidne podstawy dokumentacyjne.

W praktyce wielu przedsiębiorców zleca takie sprawdzenie specjalistom. Biuro rachunkowe MARKA z Łodzi często pomaga klientom wychwycić drobne nieprawidłowości jeszcze zanim zainteresuje się nimi urząd.

3. Wyznaczenie osoby do kontaktu z urzędem

Podczas kontroli kluczowa jest komunikacja. Najlepiej, aby kontakt z urzędnikami prowadziła jedna osoba – właściciel firmy lub księgowy. Chaotyczne wypowiedzi kilku pracowników jednocześnie mogą prowadzić do nieporozumień.

Jeżeli Twoje łódzkie biuro rachunkowe reprezentuje Cię przed urzędem na podstawie pełnomocnictwa, zyskujesz dodatkowy komfort i bezpieczeństwo.

Czego absolutnie nie robić podczas kontroli skarbowej

1. Nie ukrywaj dokumentów ani informacji

Ukrywanie faktur, umów czy wyciągów bankowych to jeden z najpoważniejszych błędów. Urząd ma szerokie uprawnienia do pozyskiwania danych z innych źródeł, w tym z banków i od kontrahentów. Próba zatajenia informacji może zostać uznana za działanie celowe.

Konsekwencje mogą obejmować:

• dodatkowe zobowiązania podatkowe,
• odsetki za zwłokę,
• mandaty karne skarbowe,
• odpowiedzialność osobistą przedsiębiorcy.

2. Nie składaj pochopnych wyjaśnień

Wielu przedsiębiorców w stresie zaczyna tłumaczyć się „na zapas”, często podając informacje niepełne lub nieprecyzyjne. Każde wyjaśnienie może zostać zapisane w protokole kontroli i wykorzystane w dalszym postępowaniu.

Jeżeli nie masz pewności, zawsze lepiej powiedzieć, że udzielisz odpowiedzi po sprawdzeniu dokumentów lub po konsultacji z księgowym. To standardowa i akceptowalna praktyka, szczególnie gdy biura księgowe w Łodzi obsługują wielu klientów jednocześnie i potrzebują chwili na weryfikację danych.

3. Nie ignoruj terminów i pism z urzędu

Brak reakcji na wezwania, niedotrzymanie terminów lub nieodebranie korespondencji może znacząco pogorszyć Twoją sytuację. Urząd ma prawo kontynuować czynności kontrolne nawet bez Twojego udziału.

W takich przypadkach pomocne okazują się profesjonalne usługi księgowe w Łodzi, które pilnują terminów i formalności za przedsiębiorcę.

Najczęstsze błędy wykrywane podczas kontroli

Na podstawie praktyki można wskazać kilka powtarzających się problemów:

• błędne rozliczenia VAT (np. odliczenie podatku z nieprawidłowych faktur),
• koszty niezwiązane z działalnością,
• braki w ewidencji środków trwałych,
• nieterminowe wpłaty podatków i składek,
• rozbieżności między deklaracjami a JPK.

Takie błędy często wynikają z braku wiedzy lub oszczędzania na księgowości. W praktyce cennik biur rachunkowych jest znacznie niższy niż potencjalne kary i odsetki naliczone po kontroli.

Jakie kary grożą przedsiębiorcy po kontroli

Skutkiem kontroli może być decyzja określająca zaległość podatkową. Do kwoty podatku doliczane są odsetki za zwłokę, a w niektórych przypadkach także sankcje karne skarbowe.

W skrajnych sytuacjach możliwe są:

• grzywny sięgające kilkudziesięciu tysięcy złotych,
• blokada rachunku bankowego,
• odpowiedzialność osobista właściciela lub członków zarządu.

Dlatego przedsiębiorcy z regionu Łódź i okolice księgowość coraz częściej traktują jako element zarządzania ryzykiem, a nie jedynie koszt.

Kiedy warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego

Profesjonalne wsparcie jest szczególnie istotne, gdy:

• otrzymasz zawiadomienie o kontroli,
• prowadzisz rozliczenia VAT lub sprzedaż zagraniczną,
• masz zaległości podatkowe,
• nie masz czasu na bieżącą analizę przepisów.

Biuro rachunkowe Łódź – MARKA wspiera przedsiębiorców nie tylko w bieżących rozliczeniach, ale również w przygotowaniu do kontroli i porządkowaniu dokumentacji. Dla wielu firm to realna oszczędność czasu, nerwów i pieniędzy.

Podsumowanie – spokój zaczyna się od dobrej księgowości

Kontrola skarbowa nie musi być dramatem, o ile firma jest dobrze przygotowana. Kluczem jest rzetelna dokumentacja, świadomość obowiązków oraz unikanie pochopnych działań. Współpraca z doświadczonym biurem, które zna lokalne realia i przepisy, pozwala przejść przez kontrolę znacznie spokojniej.

Jeżeli prowadzisz firmę i chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia są bezpieczne, sprawdzone biura podatkowe w Łodzi i regionie to inwestycja w stabilność biznesu – szczególnie w czasach coraz częstszych i bardziej szczegółowych kontroli.